TOPMIND lança solução para gestão de salas de reuniões de seguradoras

“Preparamos as empresas de seguros para uma jornada digital que inclui mudanças em todas as áreas. Essa nova solução vem para suprir a necessidade de um sistema que garanta gestão de qualidade, otimização de tempo e redução de custos”, diz Rodrigo Leite, Gerente de Operações da TOPMIND.

A plataforma funciona integrada ao e-mail corporativo do cliente, permitindo que as reservas sejam feitas online, diretamente no equipamento disponível na sala, ou por meio de aplicativo no celular. A solução possui ainda um sinalizador para indicar se o espaço está disponível ou ocupado.

O sistema de agendamento também oferece aos clientes a opção para reservas recorrentes e com diferentes recursos, como avisos sobre atrasos ou cancelamentos, e simplifica as operações internas. Além disso, possui soluções intuitivas e ágeis para encontrar a melhor sala de acordo com o número de participantes, duração do encontro e com os recursos que serão utilizados. Para evitar duplicidade de agendamento, todas as solicitações são atualizadas em tempo real.

Com a nova solução, é possível liberar recursos humanos, uma vez que a gestão das salas é feita de forma automatizada. A plataforma gera estatísticas sobre o uso das salas, taxa de ocupação e cancelamentos, e é compatível com as principais ferramentas de e-mail. A Meeting Room Display oferece aos usuários suporte para resolver falhas existentes na produtividade e na organização das reuniões de trabalho, esclarecendo dúvidas sobre as salas disponíveis e recursos existentes.

A ferramenta é uma aliada estratégica para as seguradoras, que lidam com informações sigilosas e em grande volume. Desse modo, o tempo otimizado com a organização de reuniões garante aos profissionais do segmento mais disponibilidade para tratar de assuntos que demandam mais análise. Uma solução eficiente para a gestão dos espaços pode evitar dúvidas sobre a disponibilidade de salas e reduzir a ocorrência de reservas equivocadas. A implementação da plataforma pode garantir mais agilidade ao processo, facilitando o dia a dia das corporações e proporcionando, com o ganho de tempo, redução de custos.

A TOPMIND oferece, ainda, consultoria sobre o uso da solução e disponibiliza suporte integral para as empresas. “Os clientes não precisam se preocupar com nada, oferecemos o licenciamento do produto e a instalação física no modelo solution as a service“, afirma Leite.

Segundo o executivo, a plataforma moderniza a comunicação da empresa, permitindo aos colaboradores melhor gerenciamento de seus horários e otimização de tarefas referentes às reuniões. Com a evolução tecnológica, tornou-se evidente a necessidade de os departamentos investirem em aplicações que incorporam a Transformação Digital a todos os modelos dos negócios.