Reduzir o uso de papel em empresas traz uma série de vantagens financeiras e ambientais
Em 1975, uma matéria da revista de negócios norte-americana Bloomberg Businessweek foi ousada ao propor o conceito de escritórios totalmente digitalizados, sem o uso de papel nas operações cotidianas. De lá para cá, o mundo testemunhou uma verdadeira revolução digital, que transformou a forma como as pessoas exercem antigos hábitos, como ler, escutar música ou fotografar. Atualmente, até documentos de identificação oficiais podem ser apresentados digitalmente em uma tela de smartphone. Entretanto, uma coisa manteve-se surpreendentemente intocável: o papel ainda reina absoluto no ambiente corporativo.
Formulários, contratos, registros de funcionários e uma infinidade de outros documentos seguem sendo apresentados e armazenados da mesma forma como ocorria até mesmo muito antes da publicação do artigo. Recentemente, uma pesquisa da Keypoint Intelligence foi bastante clara ao apontar que a prática, contrariando qualquer lógica, está longe de acabar. Um levantamento de 2016 indicou que apenas 15% das empresas consultadas viam a possibilidade de migrarem 100% para o digital. Outras 23% foram ainda mais negativas ao dizerem que o processo seria impossível. A Bloomberg Businessweek não poderia estar mais errada.
“Acreditamos que o fenômeno ocorre por três motivos principais. O primeiro é a conveniência, já que muitos ainda dizem que documentos impressos são mais fáceis de ler ou arquivar. Outra razão é o hábito, uma vez que por muitos anos documentos em papel foram necessários para fechar transações comerciais. Por fim, ainda é do senso comum enxergar o papel como uma opção mais econômica para atividades do dia a dia”, diz Paulo Renato Rocha Fernandes, Diretor LATAM da Alaris, uma empresa Kodak Alaris.
A companhia, por sinal, é uma das que lutam para quebrar esse velho paradigma. Líder de mercado como provedora de soluções de captura da informação para empresas, a Alaris apresenta motivos de sobra para que corporações de todos os tamanhos e segmentos passem a digitalizar seus dados. A começar pela questão financeira.
O papel em si tem um custo, mas nada comparado ao universo que gira em seu entorno. Impressoras e tintas geram enormes gastos de aquisição e reposição que se somam às altas quantias exigidas pelos serviços de manutenção. Além do mais, o armazenamento da documentação exige o uso de grandes espaços, obrigando as companhias a ocuparem escritórios maiores e, consequentemente, mais dispendiosos.
Lado a lado com a questão custo surge o fator tempo. Trabalhando com documentos físicos, funcionários perdem horas preciosas armazenando e realizando buscas dos materiais requeridos, o que mina a produtividade do time. Por outro lado, a digitalização promove uma verdadeira revolução nesse aspecto ao permitir um processo de comunicação infinitamente mais ágil: em questão de segundos, um documento pode ser facilmente acessado, enviado por e-mail ou aplicativo de smartphone e entregue ao destinatário, que pode acessá-lo rapidamente em qualquer lugar que possua uma conexão de internet.
Por fim, um item que não pode jamais ser deixado de lado: a sustentabilidade. Por mais que a reciclagem seja uma realidade, o consumo desordenado do papel gera inevitavelmente um impacto ambiental notável. Mais uma vez, o universo por trás dos documentos não digitalizados (impressoras e tintas) colaboram com o problema. Digitalizar signific
“Os números deixam claro que ainda há um vasto território a ser explorado no campo da digitalização. Entretanto, não é fácil quebrar um paradigma tão antigo. Acreditamos que a conscientização a respeito dos benefícios de abandonar os documentos impressos seja o primeiro passo”, diz Fernandes.
Para ele, o fato de uma nova geração estar chegando ao mercado de trabalho irá contribuir para essa transformação. “Os novos estagiários ou profissionais júnior já cresceram com um smartphone nas mãos. Para eles, percorrer o caminho do digital será um processo natural. Essas pessoas certamente irão influenciar na transformação das empresas”, acrescenta.
